Dalam melakukan sebuah bisnis FnB, kecil kemungkinan Anda akan langsung menjalankan sistem operasional yang sempurna dan sama persis sesuai dengan apa yang sudah Anda rancang sebelumnya. Tidak semua rencana Anda akan berjalan mulus begitu saja, mungkin ada sesuatu yang tidak pas dan bahkan mengganggu efektivitas operasional di restoran Anda. Dengan melalui berbagai tahap evaluasi Anda baru akan mendapatkan apa yang terbaik untuk efektivitas operasional di restoran Anda.
Dalam melakukan tahap evaluasi ini, penting bagi Anda sebagai seorang pebisnis untuk melakukan soft opening sebelum Anda melakukan Grand Opening. Tujuan dari soft opening itu sendiri agar Anda dapat mengetahui apa kekurangan dari operasional di restoran Anda dan segera memperbaikinya. Selain melakukan evaluasi operasional, melalui soft opening Anda juga dapat mengevaluasi menu yang Anda tawarkan untuk pelanggan Anda. Dalam melakukan soft opening, Anda dapat mengundang keluarga atau teman-teman Anda untuk mencoba restoran baru Anda, Namun Anda juga tidak disarankan untuk menutup kesempatan publik untuk datang ke soft opening Anda agar Anda bisa mendapatkan honest review dari orang asing.
Jangka waktu dari soft opening sampai grand opening tidaklah pasti, tergantung seberapa cepat Anda dapat menyempurnakan operasional di restoran Anda. Berikut kami akan membahas mengenai tujuan dari soft opening.
Evaluasi Operasional
Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui apakah operasional di restoran Anda sudah efektif atau belum atau justru malah mempersulit staf Anda. Cakupan dari evaluasi operasional ini sangatlah luas. Berikut kami jelaskan secara terpisah:
1. Sistem Kasir
Sistem kasih atau POS bertujuan untuk membantu Anda dan Staf Anda dalam menjalankan bisnis restoran. Sistem kasir dapat Anda manfaatkan untuk kebutuhan meng-input pesanan, check out pesanan atau pembayaran, melihat data penjualan, melihat sisa bahan baku, sampai ke absensi staf restoran Anda. Hal yang perlu Anda evaluasi seperti; apakah sistem kasir yang Anda gunakan dapat mempermudah operasional di restoran Anda? Apakah sistem kasir yang Anda gunakan mudah untuk digunakan? Apakah data yang disediakan oleh sistem kasir sudah lengkap sesuai dengan kebutuhan Anda?
2. Proses Melayani Pelanggan
Dalam industri bisnis restoran, Anda pasti akan melayani pelanggan mulai dari pelanggan datang sampai pelanggan pulang. Apa saja yang dapat Anda evaluasi dari proses ini? Yang pertama Anda dapat mengevaluasi apakah flow dalam menerima pesanan pelanggan sudah efektif atau belum? Apakah ada cara yang lebih singkat untuk menyampaikan informasi pesanan pelanggan Anda ke bagian dapur agar meningkatkan efektivitas?
Anda juga bisa mengevaluasi proses pembuatan pesanan pelanggan Anda. Apakah dengan langkah-langkah memasak yang Anda buat sudah efektif?
3. Proses Penerimaan Bahan Baku
Ketika Anda menerima bahan baku yang sudah Anda pesan, pasti Anda akan menghitung ulang apakah jumlah yang Anda bayar dan jumlah yang Anda terima sudah sama atau ada selisih? Proses penghitungan inilah yang dapat Anda evaluasi, apakah metode yang Anda terapkan sudah efektif atau belum atau mungkin ada cara lain yang dapat mempermudah Anda dalam menghitung bahan baku, baik itu bahan baku yang Anda terima ataupun bahan baku yang terpakai.
4. Menangani Komplain
Suka atau tidak suka, komplain dari pelanggan akan sulit Anda hindari. Ada banyak cara untuk menangani komplain dari pelanggan Anda. Yang perlu Anda perhatikan adalah apakah cara yang Anda terapkan dapat diterima oleh pelanggan Anda atau malah membuatnya semakin marah. Lalu apakah cara yang Anda terapkan dapat menyelesaikan masalah yang restoran Anda hadapi?
5. Kualitas Hidangan
Soft opening dapat diibaratkan sebagai waktunya Anda melakukan trial dan error. Melalui trial dan error ini Anda dapat mengetahui apakah hidangan yang restoran Anda sajikan sudah memiliki kualitas untuk dapat bersaing dengan kompetitor Anda. Mintalah masukan dari pelanggan soft opening Anda seperti kritik dan saran agar dapat meningkatkan kualitas dari hidangan restoran Anda.
Evaluasi Karyawan
Gambar 1: Ilustrasi evaluasi karyawan
Evaluasi selanjutnya setelah evaluasi operasional adalah evaluasi staf restoran Anda. Sebelum Anda membuat restoran, pastinya Anda sudah membuat perencanaan sedemikian rupa seperti minimum target penjualan, kapasitas biaya gaji karyawan, jumlah staf dan sebagainya. Perencanaan memang suatu hal yang penting, namun terkadang apa yang sudah Anda rencanakan ternyata tidak sesuai dengan realita yang terjadi. Melalui soft opening, Anda dapat mengetahui apakah perencanaan yang sudah Anda rancang akan sesuai dengan realita atau tidak. Hal-hal yang perlu Anda perhatikan bisa seperti:
Apakah jumlah staf yang ada sudah cukup untuk menangani kapasitas produksi yang Anda targetkan?
Apakah beban kerja staf Anda yang ada sudah cukup, kurang, atau malah berlebihan?
Apakah staf Anda sudah siap saat menghadapi situasi restoran kalau sedang ramai?
Apakah beban kerja antar staf Anda sudah seimbang atau malah ada staf Anda yang beban kerjanya berlebihan?
Setelah dapat menjawab semua pertanyaan diatas, Anda akan tahu apakah restoran Anda kekurangan staf atau malah memiliki staf yang berlebihan? Selain itu, pada proses ini Anda dapat memperhatikan kemampuan dan kapasitas kerja setiap staf yang Anda miliki. Jika seorang staf memiliki kelebihan suatu bidang dan memiliki kekurangan di bidang lainnya, Anda dapat menugaskan dia di bidang yang dia kuasai. Sebaliknya, jika dia memiliki kekurangan di suatu bidang, jangan Anda tugaskan dia pada bidang yang tidak dia kuasai. Hal ini tentu akan membantu efektivitas karyawan di restoran Anda.
Mendapatkan Feedback Dari Pelanggan
Gambar 2: Ilustrasi feedback pelanggan
Saat baru memulai bisnis restoran, semua hal tidaklah akan langsung mulus begitu saja. Apa yang telah Anda rencanakan sebelumnya mungkin hasilnya tidak seperti yang Anda inginkan atau bahkan pelanggan Anda tidak suka dengan perencanaan Anda. Adalah hal yang wajar jika ini terjadi di saat masih dalam tahap soft opening. Pada tahap inilah Anda harus peka terhadap apa yang masih kurang dalam bisnis Anda. Meminta kritik dan saran dari para pelanggan yang hadir di soft opening Anda bisa menjadi salah satu cara ampuh dalam melakukan evaluasi. Mulailah melakukan evaluasi berdasarkan apa yang menurut pelanggan Anda perlu dikembangkan atau diperbaiki.
Kesimpulan
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, kegiatan soft opening adalah ajang Anda melakukan trial & error. Tujuan dari diadakannya soft opening tidak lain adalah agar Anda tidak menerima feedback yang lebih buruk kedepannya ketika restoran Anda sudah benar-benar buka dan mencegah biaya error yang besar. Selain itu agar Anda tau dimana saja letak kesalahan Anda dan segera memperbaikinya supaya tingkat kepuasan pelanggan Anda tidak rendah. Setelah semua yang menurut Anda dan pelanggan ataupun staf Anda kurang dan sudah Anda evaluasi hingga benarkan, restoran Anda baru siap untuk melakukan Grand Opening.
