Manajemen persediaan merupakan bagian dari suatu bisnis (termasuk bisnis restoran) yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang serta hal lainnya yang terkait barang tersebut seperti harga, supplier, kualitas, dan lainnya. Kegiatan seperti memperoleh persediaan barang, mengeluarkan persediaan barang, hingga penyimpanan persediaan termasuk juga kegiatan dari manajemen persediaan.
Pada bisnis restoran atau makanan minuman, umumnya mempunyai bahan baku yang banyak. Karena semua produk yang dijual adalah produk dari hasil olahan beberapa bahan baku dengan takaran dan penggunaan tertentu. Maka dari itu, sebenarnya bahan utama seperti daging hingga bahan baku pendukung seperti garam dan merica, harus Anda pantau dengan seksama. Dengan adanya manajemen inventaris, semua persediaan di restoran Anda, dapat terkendali mulai dari segi jumlah, biaya, kualitas, dan penggunaan.
Pengertian
Manajemen persediaan adalah suatu kegiatan sistematis untuk memperoleh, mengeluarkan, menyimpan dan mendapatkan keuntungan dari asel non-modal (bahan baku dan barang jadi) dengan jumlah, waktu, tempat dan biaya yang tepat. Mudahnya, suatu bisnis akan dapat mengontrol persediaan bahan baku atau barang jadi pada jumlah yang sesuai untuk menghindari kelebihan atau kekurangan jumlah persediaan yang dapat berdampak pada kerugian.
Persediaan bahan baku atau barang jadi, merupakan salah satu jenis aset bergerak yang dimiliki suatu bisnis. Jika restoran Anda mempunyai jumlah bahan baku berlebih, artinya restoran Anda memiliki “uang beku” karena masih berupa aset dan belum bisa dijual. Namun jika restoran Anda kekurangan bahan baku, akan berdampak menghambat proses produksi karena kekurangan bahan.
Oleh karena itu sangat penting untuk Anda mengetahui dan memahami manajemen persediaan.
Mengapa manajemen persediaan diperlukan?
Seperti yang dijelaskan di atas, persedian bahan baku pada restoran Anda adalah aset yang menganggur atau aset yang sedang menunggu giliran untuk diproduksi sehingga menghasilkan makanan yang dapat Anda jual. Contoh jenis persediaan pada restoran Anda seperti daging, beras, kentang dan bahan baku masakan lainnya.
Cukup rumit untuk mengatur jumlah persediaan bahan baku, membutuhkan banyak riset karena berkaitan langsung dengan penjualan, kapasitas produksi, kapasitas pembelian (terhadap supplier) dan daya tahan masing-masing ketika disimpan. Karena itulah Anda memerlukan manajemen persediaan pada bisnis Anda agar semuanya dapat terkendali.
Faktor yang mempengaruhi jumlah persediaan
Sebelum membahas lebih dalam soal manajemen persediaan, kita akan membahas dulu apa saja faktor-faktor yang dapat mempengaruhi jumlah persediaan pada bisnis restoran Anda.
Jumlah persediaan uang yang tersedia untuk melakukan pembelian bahan baku
Jumlah produk yang menggunakan bahan baku tersebut
Jumlah penjualan
Jangka waktu daya tahan bahan baku ketika belum diolah tau ketika disimpan
Jumlah persediaan pada pemasok atau supplier
Kapasitas produksi
Lead time atau waktu yang dibutuhkan dari bahan baku tersebut dipesan hingga datang
Faktor eksternal seperti bencana alam atau kebakaran
Metode pencatatan nilai persediaan
Setelah Anda mengetahui dan memahami apa itu manajemen persediaaan, sekarang saatnya Anda menentukan metode untuk menentukan Nilai persediaan. Ada 3 metode untuk menentukan Nilai persediaan, yaitu:
First in first out (FIFO): Pada metode ini akan mencatat barang yang pertama kali dibeli atau diperoleh akan dicatat menjadi barang yang pertama kali diproduksi atau dijual. Metode FIFO berfungsi untuk menjaga margin dan HPP (harga pokok penjualan) yang tetap sama dengan nilai bahan baku tersebut saat dibeli. Saat terjadi inflasi, metode FIFO akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi karena, Nilai persediaan yang masuk lebih awal akan lebih rendah dibandingkan dengan Nilai persediaan yang paling akhir.
Last in first out (LIFO): Sangat berbeda dengan metode FIFO. Metode ini mencatat persediaan untuk barang yang terakhir diperoleh atau dibeli akan diproduksi atau dijual terlebih dahulu. Namun sekarang pemerintah melarang metode ini, karena saat terjadi inflasi akan membayar pajak lebih sedikit.
Average: Metode average ini adalah metode pencatatan yang paling banyak digunakan oleh restoran. Metode average adalah metode yang mencatat nilai persediaan menggunakan rata-rata sesuai bobot atau tertimbang. Caranya adalah dengan menjumlahkan seluruh nilai persediaan dibagi dengan jumlah persediaan yang ada. Setelah mengetahui Nilai rata-rata per unit, maka selanjutnya dengan menghitung total sisa persediaan akhir dan beban pokok penjualan.
Menentukan jumlah persediaan
Ada 3 cara menentukan jumlah persediaan yang biasa digunakan oleh bisnis makanan minuman termasuk restoran, yaitu:
Periodic based: Pada metode periodic based ini, yang harus Anda lakukan adalah memesan persediaan bahan baku kepada pemasok dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan di awal. Misalnya Anda sudah menentukan akan membeli daging sebanyak 10 kg setiap hari senin. Penentuan jumlah pesanan dapat dilihat dari rata-rata penggunaan bahan baku tersebut pada kurun waktu seminggu.
Quantity based: Metode ini menuntut Anda untuk membeli persediaan bahan baku ketika jumlahnya sudah mencapai angka tertentu. Misalnya Anda sudah menentukan bahwa ketika ingin membeli daging jumlahnya harus 10 kg dan waktu yang tepat untuk membeli adalah ketika persediaan daging yang ada sudah tinggal 2 kg. Artinya ketika Anda membeli daging, jumlah total saat membeli pasti akan selalu 2 kg. Untuk menentukan jumlah yang akan dibeli, sama caranya dengan menggunakan metode periodic based yaitu dari rata-rata pemakaian. Tambahannya, cara untuk menentukan batas bawah persediaan tersebut adalah dengan cara menghitung penggunaan untuk produksi yang berkemungkinan bisa terjadi dan tidak terprediksi. Tentukan batas aman dan juga perhitungkan lead time.
Just in time (JIT): Cara ini merupakan satu-satunya cara yang membuat Anda tidak mempunyai persediaan. Anda hanya perlu melakukan pemesanan bahan baku ketika Anda ingin memproduksi atau memasak pesanan pelanggan Anda. Namun, cara ini sulit untuk diterapkan pada bisnis makanan minuman. Mungkin contohnya seperti ini, Anda mempunyai bisnis katering rumahan yang menyiapkan makanan untuk pelanggan Anda setiap pagi dengan menu yang sama. Sebelum masak untuk besok pagi, malam ini Anda memesan atau membeli bahan baku untuk produksi besok pagi dan jumlah bahan bakunya harus benar-benar sesuai pesanan. Jika setelah produksi pada esok hari selesai, Anda sudah tidak memiliki persediaan bahan baku lagi.
